So verhindern Sie das Drucken von Zellen in Excel

Wenn Sie Office 2010 verwenden, sollte unter “Datei -> Drucken -> Seite einrichten -> Blatt (Registerkarte)” die Einstellung für “Druckbereich” das sein, wonach Sie suchen. In meinem Beispiel werden nur die Spalten A:J gedruckt, bei der Betrachtung am Bildschirm wird jedoch alles angezeigt.

So sieht der Dialog aus:

Dies kann auch als “Seitenlayout” → “Seite einrichten” → (Eckschaltfläche) → “Seite einrichten” → “Blatt” zugänglich sein:

Bei dieser Lösung müssen Sie nicht jedes Mal, wenn Sie die Datei drucken müssen, besondere Maßnahmen ergreifen.  Sie basiert auf der Idee, einen “Druckbereich” zu verwenden, wie von Terence und Don Livezey vorgeschlagen.  Legen Sie die Zelle(n), die nicht gedruckt werden sollen, außerhalb des Druckbereichs ab.  Wenn das für Sie gut genug ist, sind Sie fertig.

Aber Sie möchten vielleicht, dass die ausgeschlossene(n) Zelle(n) innerhalb des Druckbereichs erscheinen, wenn Sie das Arbeitsblatt bearbeiten.  In diesem Fall fügen Sie für jede Zelle, die Sie anzeigen, aber nicht drucken möchten, ein

• Fügen Sie eine “Form” ein.  (Am besten eignet sich ein Rechteck.)  Positionieren Sie sie über der Zelle, in der die Daten angezeigt werden sollen.  Formatieren Sie sie nach Ihren Wünschen.  Am besten ist es, wenn sie keine Randlinie hat.  Setzen Sie die Füllfarbe auf die gewünschte Hintergrundfarbe oder auf keine Füllung, damit die Füllfarbe der darunter liegenden Zelle durchscheint (und die Form selbst unsichtbar wird).
• Konfigurieren Sie die Form so, dass der Inhalt der gewünschten Zelle angezeigt wird, indem Sie die Form auswählen und dann einen Verweis (z. B. =D15) in die Formelleiste oben eingeben.  Tippen Sie nicht einfach in die Form; wenn Sie das tun, wird die Formel (=D15) wörtlich angezeigt.
• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Form und wählen Sie “Form formatieren”.  Unter “Eigenschaften” können Sie auswählen, ob die Form gedruckt werden soll oder nicht (indem Sie das Kontrollkästchen “Objekt drucken” deaktivieren).  (In Excel 2013 finden Sie dies unter “Formoptionen” → “Größe & Eigenschaften” → “Eigenschaften”).

Um dies zu erreichen, können Sie normale (nicht bedingte) Formatierung anwenden. Markieren Sie die betreffende Zelle, Zeile und/oder Spalte und gehen Sie zu “Zellen formatieren”, das über das Menüband (“Home” → “Zellen” → “Format”) oder das Tastaturkürzel Strg+1 erreichbar ist.

Wählen Sie auf der Registerkarte “Zahl” Kategorie = “Benutzerdefiniert” und geben Sie bei “Typ” ein:

"";"";"";""

oder einfach

;;;

Dies weist Excel an, eine leere Zeichenfolge anzuzeigen, wenn die Zelle eine positive Zahl, eine negative Zahl, eine Null oder (nicht-numerischen) Text enthält. So wird jeder Wert, der kein Fehler ist, auf dem Bildschirm und beim Ausdruck ausgeblendet.

Ich habe das gleiche Problem gelöst, indem ich ein separates Blatt erstellt und eine Verknüpfung zu den Informationen darin kopiert habe. Dazu markieren Sie das gesamte Originalblatt und kopieren es (Strg+C). Gehen Sie in das neue Blatt und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die erste Zelle. Wählen Sie das Verknüpfungssymbol in den Einfügeoptionen. Alles, was eingefügt wird, wird unformatiert sein, so dass Sie dies korrigieren müssen. Leere Zellen werden Nullen enthalten. Dies kann behoben werden, indem Sie auf “Datei” → “Optionen” → “Erweitert” gehen und das Häkchen bei “In Zellen mit einem Nullwert eine Null anzeigen” entfernen.

Sie können nun alle Zellen, Zeilen oder Spalten löschen, die Sie nicht auf dem Ausdruck erscheinen lassen möchten. Das Druckblatt wird aktualisiert, wenn Sie das Originalblatt aktualisieren.

Wenn Sie, wie ich, ein Basisblatt haben, das Sie für verschiedene Zeiträume oder Zwecke kopieren, können Sie dieses Druckblatt für das Basisblatt erstellen. Wenn Sie ein neues Paar benötigen, kopieren Sie einfach beide Blätter und das neue Druckblatt wird mit dem neuen Blatt verknüpft.

Wenn ich das tun müsste, was Sie sagen, würde ich Folgendes tun:

Benutzen Sie die Funktion im Code-Editor (VBA):

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)

, um die Spalten oder Zeilen auszublenden, machen Sie den Ausdruck und heben Sie dann die Ausblendung auf.

Beispiel:

Private Sub Workbook_BeforePrint(Cancel As Boolean)
    If ActiveSheet.Name = "Sheet1" Then
        Cancel = True
        Application.EnableEvents = False
        Application.ScreenUpdating = False
        With ActiveSheet
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Rows("10:15").EntireRow.Hidden = False
        End With
        Application.EnableEvents = True
        Application.ScreenUpdating = True
    End If
End Sub

Oder ändern Sie den entsprechenden Teil, um Spalten auszublenden (in diesem Beispiel werden die Spalten B und D ausgeblendet):

With ActiveSheet
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = True
            .PrintOut
            .Range("B1,D1").EntireColumn.Hidden = False
        End With

Oder blenden Sie alle Zeilen mit einer leeren Zelle in Spalte A aus:

With ActiveSheet
            On Error Resume Next
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = True
            .PrintOut
            .Columns("A").SpecialCells(xlCellTypeBlanks).EntireRow.Hidden = False
            On Error GoTo 0
        End With

Links:

• Zeilen, Spalten oder Zellen ausblenden, wenn Sie ein Blatt drucken
• Drucken bestimmter Zellen verhindern
• Wie füge ich VBA in MS Office hinzu?

Ich habe nicht genug Reputationspunkte, um andere Beiträge zu kommentieren, also werde ich eine “Antwort” mit einigen Beobachtungen hinzufügen. Ich hatte das gleiche oder ein ähnliches Bedürfnis, und es gibt Vor- und Nachteile für verschiedene Ansätze.

• Druckbereich einstellen: Das kann je nach Layout des Blattes funktionieren, aber es kommt mit einer nicht zusammenhängenden Druckbereichsauswahl nicht so gut zurecht. Oder, vielleicht geht es sehr gut damit um, aber der gewählte Ansatz funktioniert in meinem Fall nicht. Wenn ich z. B. ein Arbeitsblatt mit den Spalten A-E habe und die Spalten B und D beim Drucken ausblenden möchte, dann wird jede gedruckte Spalte {A, C, E} auf eine separate Seite gestellt. Nicht wirklich das, was ich wollte.

• Text auf weiß auf weiß setzen: Könnte in einigen Fällen funktionieren, aber VORSICHT: Es verhindert nicht, dass die versteckten Daten durchsickern. Wenn Sie versuchen, sensible Informationen zu verbergen, sollten Sie wissen, dass die Daten beim Drucken in eine PDF-Datei immer noch vorhanden sind. Auch wenn sie weiß-auf-weiß sind, sind sie immer noch da und können aus der PDF-Datei kopiert/eingefügt werden.

Ich bevorzuge den Ansatz, der Makros verwendet, um die ausgewählten Spalten beim Drucken auszublenden, obwohl mir klar ist, dass dies nicht in allen Situationen anwendbar oder die beste Wahl sein mag.

Sie können ganze Zeilen oder Spalten “ausblenden”, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile/Spalte klicken und “Ausblenden” wählen. Dadurch wird verhindert, dass die Zeile/Spalte gedruckt (oder angezeigt) wird. Wenn Sie mehrere Zeilen/Spalten haben, können Sie sie durch “Klick-Ziehen” markieren, wenn sie nebeneinander liegen, oder durch Strg+Klick, wenn sie nicht nebeneinander liegen. Wenn Zeilen/Spalten ausgeblendet sind, wird ihre Nummer/Buchstabe nicht angezeigt. Um sie wieder einzublenden, markieren Sie einfach die Zeilen/Spalten auf beiden Seiten und klicken Sie mit der “rechten Maustaste” und wählen Sie “Einblenden”.

Ich bin mir nicht sicher, ob Sie das Drucken einzelner Zellen verhindern können, außer durch Ändern der Schriftfarbe. Möglicherweise können Sie dies mit bedingter Formatierung automatisieren.

Um zu verhindern, dass eine Zeile oder Spalte gedruckt wird, können Sie diese ausblenden:

1. Zeile(n)/Spalte(n) markieren
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf
3. Wählen Sie “Ausblenden” im Kontextmenü

Die andere Möglichkeit ist, eine Gruppe zu erstellen und sie dann zuzuklappen:

1. Markieren Sie Zeile(n)/Spalte(n)
2. Wählen Sie die Registerkarte Daten (in der Multifunktionsleiste) -> Schaltfläche Gruppe in der Gruppe Outline

Jetzt können Sie die Zeile(n)/Spalte(n) zum Bearbeiten/Drucken schnell zusammenklappen/erweitern.

Sehen Sie sich auch das Video an, in dem mehrere Möglichkeiten zum Ausblenden von Zellen beschrieben werden (einschließlich der oben beschriebenen).

Ich habe den Weg über “Inhalt löschen” eingeschlagen und kann sagen, dass es an einem geschäftigen Tag nicht schwer ist, zu vergessen, etwas rückgängig zu machen, nur um des Druckens willen.

Mein Verfahren besteht seitdem darin, dass ich eine “Arbeits”-Registerkarte (Quelle) habe, mit einer “Nicht berühren”-Meldung an alle Kollegen, die in meiner Datei arbeiten, sowie eine “Druck”-Registerkarte (Ziel), die direkt von der Arbeits-Registerkarte zieht, ohne dass ich mir Gedanken über das Löschen, Ausblenden oder Zurücklegen machen muss.

Wenn ich die Quelle aktualisiere, erhält das Ziel alle Informationen, die es braucht, und ich verliere keine Stunden an Arbeit, die ich besser hätte sichern sollen.

Also, sichern Sie Ihre Dateien, hehe.

Prost

Unter Berücksichtigung des vorherigen Hinweises dass weiße Schrift beim PDF-Druck sichtbar sein kann, verwende ich folgende Technik:

Ich verwende eine Zelle außerhalb des Druckbereichs mit einem “1”- oder “0”-Eintrag.

Auf dieses Feld beziehe ich mich dann bei der bedingten Formatierung aller nicht zu druckenden Zellen.

Wenn A1=0 dann Format auf weiße Schrift setzen.

Wenn A1=1 dann setze ich das Format auf schwarze oder eine beliebige farbige Schrift.

Die zweite Zeile wird möglicherweise nicht benötigt, ermöglicht es Ihnen aber, durch Auswahl eines Zahlenbereichs in Zelle A1 Bereiche mit unterschiedlichen Zahlen für einen Bereich oder einzelne Zellen mit den von Ihnen gewählten Hintergründen, Rändern und Schriftarten zu markieren.

Neben dem Ausblenden von Spalten oder Zeilen, wie oben vorgeschlagen. Sie könnten benutzerdefinierte Ansichten als eine einfache Möglichkeit betrachten, das, was Sie nicht anzeigen möchten, ein- und auszublenden.

Wenn Sie z. B. eine Spalte für einen Verkäufer, eine andere für ein Lager und eine weitere mit allem drucken, können Sie für jede eine benutzerdefinierte Ansicht erstellen und einfach zu einer der beiden wechseln.

Eine andere einfache Möglichkeit ist, den Inhalt der Zelle vorübergehend zu löschen, indem Sie die ausgewählten Zellen markieren - klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie “Inhalt löschen”.

Jetzt können Sie drucken und dann auf die Schaltfläche “Rückgängig” klicken und alles ist wieder normal.